Como usar Códigos QR en los Gafetes de un Congreso
- Grupo LAB
- 18 jun
- 3 Min. de lectura
Siempre que organizamos un registro para un curso o congreso, le preguntamos al cliente: ¿cuál es el objetivo principal del registro? Aunque suena como una pregunta rara o innecesaria, es clave para nosotros, porque el registro no solo sirve para llevar el control de los asistentes. De hecho, muchas veces es la primera interacción que una persona tiene con el evento y muchos de los datos e interacciones que se llevan a cabo pueden ser usadas para mejorar la experiencia del asistente y del organizador.
¿Qué quieres lograr con tu registro?
Con esta pregunta buscamos entender si el evento está enfocado en:
Generar leads para la industria y los expositores.
Fomentar el networking entre los asistentes.
Llevar un control de asistencia más riguroso.
O una combinación de las tres.
Dependiendo del objetivo, adaptamos el sistema. En la mayoría de los casos usamos códigos QR o de barras en los gafetes, que identifican a cada asistente por su ID o nombre. A partir de ahí, ajustamos el software y, si es necesario, añadimos hardware o apps específicas que nos permiten cumplir con lo que el organizador necesita.
Queremos compartir contigo algunas ideas que hemos implementado con códigos QR en eventos médicos. Todas estas funciones solo requieren un pequeño ajuste del sistema cuando nosotros gestionamos el registro (algunas sin costo adicional). Quizá alguna te inspire para tu próximo evento.
Control de asistencia y check-in automatizado
Una de las aplicaciones más comunes es usar el QR del gafete para registrar asistencia. Esto se puede hacer con:
Personal en la entrada escaneando con lectores o celulares.
Kioskos de auto-check-in.
Los códigos pueden exportarse en archivos CSV que permiten saber qué asistentes estuvieron presentes, a qué hora y en qué talleres o conferencias lo cual es util al momento de validar diplomas o tener datos de movimiento.
Generación de leads para la industria
Algunos organizadores proporcionan a los expositores lectores o apps para que puedan escanear los QR de los visitantes interesados en su stand. Al finalizar el evento (o cada día), el expositor exporta su lista y nosotros, como organizadores, entregamos los datos de manera estructurada.
Esto agrega un enorme valor al patrocinador o expositor, quien se lleva una lista real de contactos interesados en sus productos o servicios.
Networking con intercambio automático de datos
En algunos eventos, configuramos el QR del gafete como una vCard, que contiene nombre, correo, teléfono, institución, etc.
Así, al escanear el código, los datos se guardan automáticamente en el celular, facilitando el networking y eliminando la necesidad de tarjetas físicas.
Participación en rifas o concursos
También usamos el sistema para registrar participación en rifas, dinámicas o visitas a stands:
Se escanea el QR del asistente al participar.
Se genera automáticamente una base de datos de participantes.
Al final, se puede elegir y contactar al ganador fácilmente.
Esto hace las dinámicas más ágiles y atractivas, tanto para los expositores como para los asistentes.
Acceso rápido a contenidos del evento
En eventos recientes, los asistentes señalaron en el registro qué talleres eran de su interés (por especialidad o nivel). Con esa información, el QR del gafete llevaba links directos a:
Cronogramas personalizados.
Programas por perfil (enfermería, médicos residentes, ingenieros biomédicos, etc.).
Información adicional que no cabía en el gafete físico.
El sistema de registro va mucho más allá de saber quién asistió.
Bien implementado, puede:
Mejorar la experiencia del asistente.
Agilizar la logística.
Generar contactos valiosos.
Dar un plus a tus expositores.
¿Estás organizando un congreso o curso médico?
En Grupo LAB nos especializamos en eventos médicos y clínicos. Te ayudamos a tener un registro eficiente, moderno y alineado con tus objetivos, con soluciones personalizadas y accesibles.
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